Projektový manažer používá systém na evidenci základních údajů o projektu a uložení přehledu o jeho aktuálním stavu. Formát zadávaných dat je natolik flexibilní, že může být aplikován pro projekty napříč celou organizací. To umožňuje tyto údaje konsolidovat skrz všechny projekty a vytvářet tak aktuální přehledy o projektech pro potřeby managementu společnosti.
Reporty a pohledy zobrazují pouze takové údaje, které jsou pro supervizi projektů relevantní. Manažer nebo vedoucí projektové kanceláře tak má kdykoliv přístup k aktuálnímu a přehlednému reportu o stavu všech projektů.
V organizacích bývá obvykle spousta nápadů na nové projekty. Všechny tyto nápady a návrhy je tak potřeba nějakým způsobem vyhodnotit a zvážit možnost jejich realizace. K těmto idejím je také potřeba nashromáždění informací a dokumentů relevantních pro pracovníky, kteří vytváření nových projektů schvalují nebo jej následně realizují.
Zajímavé návrhy na nové projekty stojí za to zaznamenávat, a proto je V PMportálu možné ideje na nové projekty evidovat. Ke každé takové myšlence lze přikládat dokumenty a další relevantní informace. Díky tomu má příslušný tým dobře připravené pole působnosti ihned po vytvoření nového projektu.
Dokonce i projekty malého rozsahu vyprodukují v průběhu své realizace velké množství dokumentů. Ty pak často bývají rozprostřeny po různých síťových discích, lokálních úložištích, cloudových službách či emailových schránkách. Nalezení konkrétního dokumentu se tak může stát s každou další etapou projektu komplikovanější až téměř nemožné. Mimo to také může k některým dokumentům vzniknout několik navzájem nekompatibilních verzí umístěných na různých místech. Zpětné sjednocování takovýchto dokumentů může ztrátu velkého množství času, který by se dal využít mnohem vhodnějším způsobem.
PMportal má pro všechny projekty vlastní projektovou knihovnu. Každý vložený dokument může být označen různými příznaky (např.: zda se jedná o smlouvu nebo zápis ze schůzky). Tyto příznaky pak ulehčují vyhledávání správného dokumentu. Integrace s balíkem Microsoft Office navíc umožňuje jednoduchou editaci dokumentů bez nutnosti jejich stahování a opětovného nahrávání zpět na portál. Před editací lze dokument rezervovat pro konkrétního uživatele nebo jej lze editovat více osobami najednou. V obou případech však existuje v jeden moment pouze jedna aktuální verze souboru. Editace více uživateli funguje pouze v aplikacích Microsoft Word a Microsoft Powerpoint. V aplikaci Microsoft Excel se dokument pokaždé rezervuje. Každá editace dokumentu je zaznamenána a všechny verze zůstávají i po změnách dostupné.
PMportal je postaven na platformě Microsoft SharePoint, což zajišťuje jeho snadnější začlenění do firmy využívající produkty společnosti Microsoft. Provázání mezi PMportalem, operačním systémem Windows, kancelářským balíkem Office, MS Exchange a dalšími službami Microsoftu usnadňuje každodenní práci a urychluje nasazení systému.
Při vstupu do portálu odpadá nutnost přihlašování jménem a heslem. PMportal pozná, kdo je přihlášen na použitém počítači a sám ho přihlásí. Rozložení ovládacích prvků používá stejný design jako balík Microsoft Office, což zrychluje dobu učení se práce v PMportalu. Další podporou efektivity, jsou projektové úkoly, které se synchronizují s Outlookem, nebo pokročilé možnosti editace dokumentů Office přímo z portálu. Vítána je také spolupráce s dalšími aplikacemi Office jako např. Microsoft Lync.
Kdykoliv je na portálu změněna jakákoli informace, je tato změna zaznamenána ve formě logu. V případě problémů je možné dohledat, kdo a kdy kterou změnu provedl. Změny se také ukládají pro všechny dokumenty, a to ve formě verzí, což umožnuje návrat ke starším verzím jednotlivých dokumentů.
Podrobná evidence o vývoji projektu včetně odpovědnosti za jednotlivé akce jsou údaje, které je vhodné uchovávat i po skončení projektu. Veškeré údaje o projektu jsou po jeho ukončení v systému archivovány.
Hlavním účelem realizace projektu je dosažení jeho cílů v předem daném čase. Je tedy vhodné již na začátku nadefinovat veškeré milníky projektu, tedy všechny důležité body v průběhu realizace projektu s přiřazeným termínem splnění. Tyto milníky tak slouží ke kontrole harmonogramu projektu. Sadu milníků je možné editovat a její vhodnou modifikací tak lze dosáhnout jednoduššího a efektivnějšího řízení celého projektu.
Systém umožňuje průběžně evidovat změnová řízení na projektu. Poskytuje tak projektovému manažerovi nástroj pro jasně definovaný rozsah projektu v průběhu celé doby jeho realizace. S každou změnou je ukládán nejen popis změny, ale také důvod změny, dopady a osoba, která ji schválila. Přehledná evidence těchto informací se často ukáže jako užitečná v pokročilých fázích projektu nebo i po jeho skončení.
Rizika je zapotřebí nejen evidovat, ale zejména jim předcházet. Včasná identifikace rizik, jejich kategorizace a průběžné vyhodnocování a zejména vyvození opatření a zadání návazných úkolů, je předpokladem jejich úspěšného řízení.
V PMportalu lze ke každému projektu ukládat rizika. O každém z nich je možné evidovat, zda a jakým způsobem je řízeno. Tento seznam je nejen užitečnou evidencí pro projektového manažera, ale také formou reportu pro management organizace, který má k těmto informacím přístup.
V každém správně naplánovaném projektu najdeme sadu fází pro ukončení částečné práce, nebo dodání jednoho z výstupů. Ty přirozeně dělí projekt na menší části, které se lépe řídí a zobrazují tak lepší představu o pokroku prací. Proto PMportal umožňuje flexibilní systém plánování použitím editovatelné sadu projektových fází.
Rozdělování úkolů je jedna z hlavních náplní práce projektového manažera. PMportal umožňuje elektronické zadávání úkolů všem pracovníkům a jejich evidenci. Přidělení úkolu je řešiteli oznámeno emailem. Ten může skrz portál zpátky informovat zadavatele o průběhu prací, či splnění celého úkolu. Mimo to může svůj úkol dále dělit a delegovat na další osoby účastnící se daného projektu. Jedna osoba však často pracuje ve více projektech, a proto PMportal umožňuje každému uživateli přehledné zobrazení úkolů napříč všemi projekty na jednom místě.
PMportal je nástroj, který podporuje projektovou spolupráci. Pracují s ním tedy vícero skupin uživatelů. Vedoucí projektové kanceláře vytváří projekty a přiřazuje k nim jednotlivé projektové manažery. Ti vyplňují údaje o projektu, rozdělují úkoly a poskytují údaje pro reporty. Úkoly jsou plněny pracovníky, kteří mají přístup k vytváření dokumentů na projektu. Tuto projektovou práci monitoruje management společnosti nebo vedení úřadu. K portálu tedy přistupují uživatelé ve čtyřech základních projektových rolích: vedoucí projektové kanceláře, projektový manažer, projektový pracovník a supervizor (management). Mimo to mají k systému plný přístup i administrátoři na straně zákazníka.
Projektový tým se často ještě specializuje např. na právníky nebo zástupce jednotlivých zúčastněných stran. Toto jemnější dělení projektových pracovníků také může být v systému zaneseno.